Salarisadministratie vormt de kern van elk bedrijf. Het is de enige financiële functie van elk bedrijf die punctueel en nauwkeurig moet zijn. Het heeft ook een enorm potentieel om te helpen op andere gebieden van het bedrijf.

Zelfs een kleine vertraging bij het betalen van personeel kan een reeks gevolgen hebben, van ontevredenheid onder het personeel tot grootschalige vakbondsacties. Een te lage of te hoge betaling aan een werknemer kan problemen veroorzaken, aangezien de werknemer onmiddellijke correctie zal eisen en een negatief beeld van het bedrijf zal hebben. Soms zijn er juridische en praktische redenen waardoor u een te veel betaald bedrag niet kunt terugvorderen. Elk geïndustrialiseerd land heeft nu gedetailleerde wetten over arbeidsvoorwaarden. Hoewel ze meestal vergelijkbare elementen bevatten, zijn er nog steeds aanzienlijke verschillen. payroll bedrijven Het over het hoofd zien van een juridisch detail kan zware straffen opleveren. Het kan ook leiden tot aanzienlijke fouten in de kostenberekening als sommige loonkosten over het hoofd worden gezien.

Payroll is natuurlijk ook kwetsbaar voor beveiligingsrisico’s. Er is gelegenheid voor fraude, waaronder het plaatsen van geesten op de loonlijst. Er is ook een beveiligingsrisico omdat de informatie gevoelig is. Dit zijn allemaal zeer goede redenen voor u om een ​​interne zelfevaluatie/audit van uw salarisadministratie en salarisadministratie uit te voeren. Maar bij een salarisadministratie gaat het niet alleen om het voorkomen van fouten. Payroll kan ook worden gebruikt als een krachtige managementtool. Werknemers vertrouwen payrollmedewerkers vaak meer dan andere accounts of personeelsmedewerkers. Salarisgegevens kunnen ook nuttige informatie over werknemers bevatten die mogelijk moet worden gedeeld met andere afdelingen. Ten slotte kunnen salarisfuncties worden geïntegreerd met andere functies.

Te vaak zien bedrijven salarisadministratie als niet meer dan een administratieve functie, niet belangrijker dan glazenwassen.

De controle van de salarisadministratie gaat verder dan ervoor zorgen dat de loonstroken goed worden opgemaakt en de wettelijke aangiften worden ingediend. De salarisadministratiecontrole moet controleren of de meest effectieve methoden voor het bepalen van de betaling van werknemers worden gebruikt en of alle elementen van de salarisadministratie worden gebruikt voor maximale efficiëntie.

Structuur van de controle

Een salarisadministratie-audit moet deze zes stappen volgen, die de belangrijkste overwegingen van de salarisadministratie-auditor weerspiegelen. Zij zijn:

Stap 1 Salarisadministratie in uw organisatie
Stap 2 Opzetten van de salarisadministratie
Stap 3 Aanleveren van informatie
Stap 4 Resources van de Payroll-functie
Stap 5 Salarisbeveiliging
Stap 6 Het ontwikkelen van de Payroll-functie

In deze briefing geef ik je een overzicht van de vragen die je bij elke stap moet stellen. Voor meer details en een volledige doe-het-zelf-structuur voor salarisadministratie, zie The Payroll Audit, waaruit dit artikel is overgenomen.

Stap 1 – Payroll in uw organisatie

Het proces van het controleren van de salarisadministratie begint met het onderzoeken van de functies die de salarisadministratie in de organisatie vervult. Nadat u de functies zorgvuldig hebt gedefinieerd, moet u zorgvuldig de verschillende betalingsmethoden onderzoeken die van toepassing zijn op werknemers, inclusief zaken als commissies en bonussen, aandelenopties en extralegale voordelen. Tegelijkertijd moet u er ook zeker van zijn dat de systemen voor het vaststellen en verhogen van de beloning effectief zijn. Zorg er tenslotte in deze stap voor dat de juiste salarisgegevens in de financiële en managementadministratie van de organisatie worden gebracht, zodat effectieve beslissingen kunnen worden genomen over de middelen van de organisatie.